یادآوری چک صیادی و قسط: هیچ سررسیدی را از دست ندهید

برای خیلی از صاحبان کسب‌وکار، سخت‌ترین بخش ماه فروش نیست؛ یادِ سررسیدها است. چکی که برای جنس داده‌اید، قسط وام، قسط خریدی که اقساطی گرفته‌اید، چکی که از مشتری گرفته‌اید و باید به حساب بگذارید. همه‌ی این‌ها تاریخ دارند و همه‌شان معمولاً در یک دفترچه، تقویم دیواری یا پشت یک برگه یادداشت شده‌اند. کافی است یک روز شلوغ باشد تا یکی از قلم بیفتد.

من این مشکل را از نزدیک دیده‌ام و برای همین ابزاری به اسم Wealth ساختم که الان روی wealth.ldora.org فعال است. در این نوشته می‌گویم چرا یادآوری چک و قسط این‌قدر مهم است، چه روش‌هایی معمولاً شکست می‌خورند و یک سیستم یادآوری خوب باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد.

چرا سررسیدها از دست می‌روند؟

مشکل معمولاً بی‌دقتی نیست. مشکل این است که اطلاعات پراکنده است:

• چک‌های صیادی در دسته‌چک و اپ بانک ثبت شده‌اند، ولی کسی هر روز سراغشان نمی‌رود.
• قسط‌ها هر کدام از یک بانک یا فروشگاه است و هر کدام روز متفاوتی دارد.
• یادداشت‌های کاغذی گم می‌شوند، خیس می‌شوند یا فقط پیش یک نفر است.
• یادآوری گوشی را خیلی‌ها یک بار تنظیم می‌کنند و بعد که گوشی عوض شد، همه‌اش از بین می‌رود.

نتیجه این است که آدم دقیق هم گاهی غافلگیر می‌شود. و در مورد چک، غافلگیر شدن یعنی دردسر برای اعتبار و آبروی کاری.

یادآوری خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟

وقتی Wealth را طراحی می‌کردم، چند اصل را از اول کنار گذاشتم که به نظرم برای هر سیستم یادآوری لازم است:

1. یک جای واحد برای همه‌ی سررسیدها. چک‌های پرداختی، چک‌های دریافتی و قسط‌ها باید کنار هم دیده شوند، نه در سه جای مختلف.
2. یادآوری که خودش سراغ شما بیاید. اگر برای دیدن سررسید باید اپی را باز کنید، روز شلوغ آن را باز نمی‌کنید. برای همین یادآوری‌های Wealth با پیامک می‌آیند؛ پیامک بدون اینترنت و بدون نصب هیچ برنامه‌ای هم می‌رسد.
3. در دسترس روی هر دستگاهی. Wealth روی آیفون، اندروید و کامپیوتر کار می‌کند و برای اندروید فایل نصبی (APK) هم دارد. اگر گوشی عوض شود، اطلاعات از بین نمی‌رود.
4. ساده برای ثبت. اگر ثبت یک چک چند دقیقه طول بکشد، هیچ‌کس ادامه نمی‌دهد. ثبت باید سریع باشد تا عادت شود.

چک صیادی و قسط را چطور منظم ثبت کنیم؟

ابزار هر چه باشد، نظم ثبت مهم‌تر است. روشی که خودم پیشنهاد می‌کنم این است:

• همان لحظه ثبت کنید. وقتی چک را می‌نویسید یا می‌گیرید، همان موقع تاریخ و مبلغش را وارد کنید، نه آخر هفته.
• برای هر مورد یک توضیح کوتاه بنویسید. مثلاً «چک جنس پخش‌کننده» یا «قسط وام خرید یخچال». چند ماه بعد همین چند کلمه خیلی کمک می‌کند.
• چک‌های دریافتی را هم ثبت کنید. خیلی‌ها فقط چک‌های پرداختی را یادداشت می‌کنند، در حالی که برای پر کردن حساب قبل از سررسید چک خودتان، باید بدانید چه پولی و کی وارد می‌شود.
• هر هفته یک نگاه کلی بیندازید. یک بار در هفته فهرست سررسیدهای پیش رو را ببینید تا اگر حسابی باید پر شود، از قبل برنامه داشته باشید.

مدارک کنار سررسیدها: چرا با هم؟

در کار واقعی، سررسید تنها نیست. کنار هر قسط یک قرارداد هست، کنار هر چک شاید یک فاکتور، و گاهی برای پیگیری باید کارت ملی یا مدرک دیگری را سریع پیدا کنید. برای همین Wealth فقط یادآور نیست؛ یک صندوق امن مدارک هم هست.

نکته‌ی مهمش این است که فایل‌ها روی دستگاه خود شما رمزگذاری می‌شوند. یعنی حتی سرور هم نمی‌تواند محتوای فایل‌ها را بخواند. این برای مدارکی مثل قرارداد و مدارک شناسایی خیلی مهم است، چون نمی‌خواهید هر کسی که به سرور دسترسی دارد بتواند آن‌ها را ببیند.

اشتباه‌های رایج که بهتر است تکرار نکنید

از تجربه‌ی اطرافیانم و کسب‌وکارهایی که با آن‌ها کار کرده‌ام، این‌ها رایج‌ترین اشتباه‌ها هستند:

• اعتماد کامل به حافظه. «یادم هست» تا روزی جواب می‌دهد که دو سررسید در یک هفته بیفتد.
• ثبت فقط در گوشی یک نفر. اگر آن نفر در سفر باشد یا گوشی‌اش خراب شود، بقیه بی‌خبر می‌مانند.
• نگه داشتن عکس مدارک در گالری گوشی. گالری جای امنی برای کارت ملی و قرارداد نیست؛ با یک اشتباه ارسال یا گم شدن گوشی همه‌چیز در معرض دید است.
• یادآوری فقط برای روز سررسید. یادآوری باید آن‌قدر زودتر برسد که فرصت پر کردن حساب داشته باشید.

چک‌لیست عملی برای همین هفته

• همه‌ی چک‌های صیادی باز (پرداختی و دریافتی) را در یک فهرست جمع کنید
• قسط‌ها را با بانک یا فروشنده و روز پرداخت کنارشان بنویسید
• ابزاری انتخاب کنید که یادآوری را با پیامک بفرستد، نه فقط داخل اپ
• قرارداد و مدارک مرتبط را در جایی رمزگذاری‌شده نگه دارید، نه گالری گوشی
• یک روز ثابت در هفته برای مرور سررسیدهای پیش رو تعیین کنید
• مطمئن شوید اطلاعات با عوض شدن گوشی از بین نمی‌رود

از دست دادن یک سررسید معمولاً از بی‌نظمی نیست، از پراکندگی اطلاعات است. وقتی همه‌ی چک‌ها و قسط‌ها یک‌جا باشند و یادآوری خودش با پیامک بیاید، ذهنتان برای کار اصلی آزاد می‌شود.

اگر می‌خواهید Wealth را ببینید یا برای کسب‌وکارتان سیستمی مشابه لازم دارید، درخواست دموی رایگان بدهید. قبل از هر تصمیمی، با هم می‌بینیم که به کارتان می‌آید یا نه.